Proforma faktura a zálohová faktura: rozdíl a DPH 2026

Proforma ani zálohová faktura nejsou daňový ani účetní doklad — nezakládají nárok na odpočet DPH a samy o sobě se neúčtují. Jsou to výzvy k platbě. Teprve když plátce DPH zálohu skutečně přijme, vzniká mu podle § 20a zákona o DPH povinnost přiznat daň a do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě. Rozdíl mezi oběma pojmy je v praxi jen v částce: proforma bývá na celou cenu, zálohová faktura na její část. Co to znamená pro toho, kdo doklad vystavuje, i pro toho, komu přijde do pošty:

Proforma vs. zálohová faktura: v čem je rozdíl

V českém zákoně nenajdete ani jeden z těch dvou pojmů. Oba jsou zvyklostí, ne právním institutem — a v praxi se běžně používají jako synonyma. Pokud se rozlišují, pak takto:

	Proforma faktura	Zálohová faktura
Na jakou částku	zpravidla na celou cenu plnění	na část ceny (zálohu)
Kdy se vystavuje	před dodáním nebo poskytnutím	před dodáním nebo poskytnutím
Je to daňový doklad	ne	ne
Vzniká z ní nárok na odpočet	ne	ne
Předepsané náležitosti	žádné zákonem stanovené	žádné zákonem stanovené

Protože zákon jejich obsah neupravuje, nepodléhají ani § 29 zákona o DPH, který určuje náležitosti faktury. To ale neznamená, že na nich má chybět všechno podstatné — bez identifikace obou stran, částky, variabilního symbolu a popisu plnění se doklad špatně páruje s platbou.

Dobrým zvykem je proformu jako proformu i označit. Samotné slovo „faktura“ u příjemce spolehlivě vyvolá dojem, že jde o daňový doklad.

Proč proforma není daňový doklad

Daňový doklad je v systému DPH nositelem nároku na odpočet. Kdyby ho zakládala i nezaplacená výzva k platbě, mohl by si odběratel odečíst daň z plnění, které se nikdy neuskutečnilo a nikdy nebylo zaplaceno.

Prakticky z toho plynou tři důsledky:

• Nezaplacená proforma nevstupuje do účetnictví. Neúčtuje se o ní, neobjeví se v přiznání k DPH ani v kontrolním hlášení.
• Z proformy si nelze uplatnit odpočet DPH — a to ani tehdy, když je na ní DPH rozepsané.
• Nezaplacená proforma nezakládá pohledávku v účetním smyslu. Je to výzva k platbě, ne vyúčtování už poskytnutého plnění.

Kdy plátci vzniká povinnost odvést DPH

Okamžik je jasný: den přijetí úplaty, ne den vystavení proformy. Podle § 20a zákona o DPH vzniká povinnost přiznat daň ke dni uskutečnění zdanitelného plnění, a přijme-li plátce úplatu dřív, ke dni přijetí této úplaty.

Existuje ale výjimka, na kterou se často zapomíná. Podle § 20a odst. 3 povinnost přiznat daň z přijaté zálohy nevzniká, pokud plnění ke dni přijetí úplaty není známo dostatečně určitě. Za dostatečně určité se považuje, je-li známo alespoň:

1. jaké zboží má být dodáno nebo jaká služba poskytnuta,
2. sazba daně,
3. místo plnění.

Chybí-li kterýkoli z těchto tří údajů — typicky u obecného kreditu nebo zálohy na dosud nespecifikovanou zakázku — daň se z přijaté zálohy neodvádí a zdaní se až konečné plnění.

Základem daně je přijatá částka snížená o daň. Přijatá záloha se tedy vždy posuzuje jako částka včetně DPH, i když na proformě žádné DPH rozepsané nebylo.

Daňový doklad k přijaté platbě

Vznikla-li povinnost přiznat daň ze zálohy, musí plátce vystavit daňový doklad k přijaté platbě — a to do 15 dnů ode dne, kdy povinnost přiznat daň vznikla (§ 28 zákona o DPH). Tento doklad už náležitosti podle § 29 splňovat musí, přičemž jako datum uskutečnění plnění se uvádí den přijetí úplaty.

Právě tenhle doklad — ne proforma — je ten, který:

• se účtuje,
• vstupuje do přiznání k DPH,
• se vykazuje v kontrolním hlášení (jednotlivě v oddílu A.4 u dodavatele a B.2 u odběratele, přesahuje-li hodnota 10 000 Kč včetně daně; jinak kumulativně v A.5 a B.3),
• zakládá odběrateli nárok na odpočet.

Účetně se přijatá záloha nepromítne do výnosů. Zaúčtuje se jako závazek vůči odběrateli (typicky účet 324 — Přijaté provozní zálohy) spolu s odvodem DPH; na straně odběratele jde o pohledávku (účet 314 — Poskytnuté zálohy).

Konečné vyúčtování: daní se jen rozdíl

Po dodání se vystaví konečná (vyúčtovací) faktura na celé plnění, od kterého se odečte už zdaněná záloha. Podle § 37a zákona o DPH je základem daně u konečného vyúčtování rozdíl mezi základem daně za celé plnění a základem daně z přijatých záloh. Prakticky to znamená, že DPH se podruhé neodvádí z celé ceny, ale jen z doplatku.

Když rozdíl vyjde:

• kladný (odběratel doplácí) — použije se sazba daně platná ke dni uskutečnění zdanitelného plnění,
• záporný (zaplaceno bylo víc, než činí konečná cena) — použije se sazba, která byla uplatněna při odvodu daně ze zálohy.

Přeplatek se přitom vypořádá v rámci konečného vyúčtování, ne samostatným dobropisem. Opravný daňový doklad je na místě až tam, kde se opravuje základ daně nebo výše daně u už uskutečněného plnění; jak na něj, rozebíráme v článku o dobropisu a opravném daňovém dokladu.

Neplátce DPH to má jednodušší

Neplátce DPH žádný daňový doklad k přijaté platbě nevystavuje a z přijaté zálohy nic neodvádí — DPH se ho netýká. Zůstává mu jen účetní stránka věci: v účetnictví není přijatá záloha výnosem, dokud není plnění dodáno. U OSVČ, která vede daňovou evidenci, jde naopak o zdanitelný příjem už v okamžiku přijetí peněz.

Pohled příjemce: co dělat, když vám proforma přijde

Většina návodů popisuje vystavování. V praxi ale účetní řeší opačnou stranu — do pošty přijde PDF s nadpisem „Faktura“ a je potřeba rozhodnout, co s ním. Krátký postup:

1. Zjistěte, co to vlastně je. Hledejte označení „proforma“, „zálohová faktura“ nebo „výzva k platbě“, případně chybějící datum uskutečnění zdanitelného plnění.
2. Proformu nezakládejte mezi přijaté daňové doklady a neuplatňujte z ní odpočet.
3. Zaplaťte a počkejte na daňový doklad k přijaté platbě. Ten by měl dorazit do 15 dnů od úhrady.
4. Nepřišel-li, vyžádejte si ho. Bez něj nemáte čím podložit odpočet ze zaplacené zálohy.
5. Při konečném vyúčtování zkontrolujte odpočet zálohy. Častá chyba dodavatele je, že zálohu na konečné faktuře odečte v nesprávné výši nebo vůbec.

Jak zálohové doklady rozlišit při vytěžování

Rozdíl mezi proformou a daňovým dokladem je z hlediska automatizace otázka několika polí: chybějící datum uskutečnění plnění, chybějící evidenční číslo daňového dokladu, označení „proforma“ nebo „zálohová faktura“ v hlavičce. Při AI vytěžování faktur se tato pole extrahují z každého dokladu, takže proformu lze oddělit dřív, než se dostane mezi daňové doklady a začne dělat zmatek v odpočtech. Vytěžená data pak putují dál — třeba do Pohody, kde už jen zvolíte správný typ dokladu.

I proformy a zálohové faktury je rozumné archivovat spolu s navazujícím daňovým dokladem; lhůty shrnujeme v článku Jak dlouho uchovávat účetní doklady.

Nejčastější chyby

• Odpočet DPH z proformy. Nejdražší chyba — správce daně ho neuzná.
• Zaúčtování přijaté zálohy do výnosů místo na závazkový účet.
• Zapomenutý daňový doklad k přijaté platbě. Dodavatel daň odvede, ale doklad nevystaví; odběratel pak nemá čím doložit odpočet.
• Odvod DPH ze zálohy, u které plnění nebylo dostatečně určité — zbytečně odvedená daň v nesprávném období.
• Dvojí zdanění při vyúčtování — konečná faktura na plnou částku bez odečtu už zdaněné zálohy.