Zásady ochrany osobních údajů služby vytezovna.cz
Účinné od 3. 8. 2026. Verze 1.0.
Tyto zásady popisují, jak služba vytezovna.cz (dále jen „Služba") zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů zpracovávaných v souvislosti s provozem Služby je:
- Miroslav Cihlář, fyzická osoba podnikající
- IČO: 29843103
- Sídlo: Letní 487/15, Šumbark, 736 01 Havířov
- Kontaktní e-mail: podpora@vytezovna.cz
(dále jen „Správce").
Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, neboť k tomu není dle GDPR povinen.
2. Dvojí role při zpracování údajů
2.1. Tyto zásady se týkají údajů, u nichž je provozovatel Služby správcem — tj. zejména údajů o Uživatelích (registrace, fakturace, komunikace).
2.2. Odlišně jsou zpracovávány osobní údaje třetích stran obsažené v nahraných dokladech (dodavatelé, odběratelé a další osoby uvedené na fakturách, účtenkách a výpisech). U těchto údajů je správcem Uživatel a provozovatel Služby je v postavení zpracovatele. Tento vztah upravuje samostatná Zpracovatelská smlouva (DPA) — viz dokument zpracovatelska-smlouva.md.
3. Jaké údaje zpracováváme, za jakými účely a na jakém právním základě
| Kategorie údajů | Účel zpracování | Právní základ (čl. 6 GDPR) |
|---|---|---|
| Identifikační a kontaktní údaje (jméno, e-mail, případně údaje z účtu Google) | Založení a správa uživatelského účtu, poskytování Služby | Plnění smlouvy (čl. 6/1/b) |
| Fakturační údaje (jméno/firma, IČO, DIČ, adresa, historie plateb) | Vyřízení plateb, vystavení daňových dokladů | Plnění smlouvy (čl. 6/1/b) a splnění právní povinnosti (čl. 6/1/c) |
| Platební údaje | Zpracování plateb prostřednictvím platební brány | Plnění smlouvy (čl. 6/1/b) |
| E-mailová adresa (transakční e-maily) | Ověření účtu, obnova hesla, provozní a bezpečnostní oznámení, upozornění na limity | Plnění smlouvy (čl. 6/1/b), oprávněný zájem (čl. 6/1/f) |
| Provozní a technické údaje (logy, IP adresa, čas přístupu) | Zabezpečení, prevence zneužití, provoz a ladění Služby | Oprávněný zájem (čl. 6/1/f) |
| Obsah nahraných dokladů (vč. os. údajů třetích stran) | Vytěžení dat pomocí AI a export | Zpracovatel jednající pro Uživatele (viz DPA) |
3.2. Přímý marketing (např. produktové newslettery) provádíme pouze na základě oprávněného zájmu vůči stávajícím zákazníkům (zákaznická výjimka dle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.) nebo na základě souhlasu; Uživatel se může kdykoli odhlásit v každé zprávě.
4. Příjemci a zpracovatelé
Pro provoz Služby využíváme následující zpracovatele a poskytovatele služeb:
| Subjekt | Role | Účel | Lokalita zpracování |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Zpracovatel | Hosting aplikace a databáze (server, úložiště, zálohy) | EU (Falkenstein, Německo) |
| Google Cloud EMEA Limited (Dublin, Irsko) — Gemini API | Zpracovatel | Automatizované vytěžování dat z obsahu dokladů pomocí AI | Globálně — data mohou být přechodně uložena i mimo EU/EHP, předání zajištěno zárukami dle DPA Google (SCC); viz čl. 6 |
| Stripe Payments Europe, Limited (Dublin, Irsko) | Samostatný správce / zpracovatel | Zpracování plateb | EU / USA (standardní smluvní doložky) |
| Plus Five Five, Inc. (dba Resend, San Francisco, USA) | Zpracovatel | Odesílání transakčních e-mailů | USA (standardní smluvní doložky + certifikace EU-U.S. Data Privacy Framework) |
4.2. Se všemi zpracovateli máme uzavřeny zpracovatelské smlouvy dle čl. 28 GDPR (u Hetzner, Google, Stripe a Resend formou akceptace jejich standardních DPA).
4.3. Osobní údaje nepředáváme dalším třetím stranám k jejich vlastním účelům, s výjimkou případů, kdy to vyžaduje zákon (např. orgány veřejné moci).
5. Předávání do třetích zemí
5.1. Hosting a primární zpracování probíhá v rámci EU (Hetzner, Německo).
5.2. Někteří poskytovatelé (Stripe, Resend, Google) zpracovávají údaje i mimo EU/EHP. Předání je zajištěno vhodnými zárukami dle čl. 46 GDPR, zejména standardními smluvními doložkami (SCC) schválenými Evropskou komisí; Resend je navíc certifikován v rámci EU-U.S. Data Privacy Framework. Obsah dokladů odesílaný do Gemini API může být přechodně uložen nebo cachován v kterékoli zemi, kde Google provozuje infrastrukturu — viz čl. 6.
6. Zpracování obsahu dokladů umělou inteligencí (Google Gemini API)
6.1. Za účelem vytěžení dat je obsah nahraných dokladů (včetně obrázků/PDF a osobních údajů v nich obsažených) odesílán ke zpracování službě Google Gemini API.
6.2. Služba využívá placenou (paid tier) verzi Gemini API. Dle podmínek Google pro placené služby Google nepoužívá vstupní obsah (prompty, soubory) ani výstupy k trénování svých modelů a zpracovává je v roli zpracovatele dat dle svého Data Processing Addendum. Google může vstupy a výstupy logovat po dobu 55 dnů výhradně za účelem detekce a prevence zneužití (vynucování Prohibited Use Policy) a plnění právních povinností; tato data nejsou používána k trénování modelů. Gemini API negarantuje zpracování výhradně v EU — data mohou být přechodně uložena v kterékoli zemi, kde Google provozuje infrastrukturu (předání kryto DPA Google se SCC).
6.3. Poskytovatel neodesílá do AI služby žádné údaje nad rámec obsahu nezbytného k vytěžení dokladu.
7. Doba uchování
7.1. Údaje o účtu a nahraná data uchováváme po dobu trvání aktivního účtu.
7.2. Po zrušení účtu jsou data Uživatele uchována po ochrannou lhůtu 30 dní (pro případ obnovy), po jejímž uplynutí jsou nevratně smazána (databázové záznamy i soubory v úložišti).
7.3. Smaže-li Uživatel jednotlivý doklad, přestane být v aplikaci dostupný okamžitě. Kopie dokladu a údajů z něj vytěžených je však uchována po ochrannou lhůtu 30 dní, a to výhradně pro diagnostiku chyb vytěžení a zlepšování Služby; po jejím uplynutí je nevratně smazána (databázový záznam i soubor v úložišti). Uplatní-li Uživatel právo na výmaz podle čl. 8, je kopie smazána bez zbytečného odkladu.
7.4. Fakturační a účetní záznamy (daňové doklady o platbách) uchováváme po dobu vyžadovanou právními předpisy (daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období dle § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH; účetní záznamy dle § 31 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví — účetní doklady 5 let, účetní závěrka 10 let), a to i po smazání účtu.
7.5. Provozní logy uchováváme po přiměřenou dobu nezbytnou pro zabezpečení a provoz (zpravidla 14–30 dní).
8. Práva subjektů údajů
Ve vztahu k údajům, kde jsme správcem, máte právo:
- na přístup k údajům a jejich kopii;
- na opravu nepřesných údajů;
- na výmaz („právo být zapomenut") v zákonných mezích;
- na omezení zpracování;
- na přenositelnost údajů (ve strukturovaném, běžně používaném formátu);
- vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu;
- odvolat souhlas, je-li zpracování na souhlasu založeno, bez vlivu na předchozí zpracování;
- podat stížnost u dozorového úřadu.
Řadu těchto práv (export dat ve formátu ZIP, smazání účtu) lze vykonat přímo v uživatelském rozhraní Služby. Další žádosti směřujte na kontaktní e-mail Správce.
Dozorový úřad: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
9. Cookies a analytika
9.1. Služba používá technicky nezbytné cookies (zejména pro přihlášení a udržení relace), které jsou nutné pro fungování Služby a nevyžadují souhlas.
9.2. Služba nepoužívá žádné analytické ani marketingové nástroje třetích stran a nenasazuje sledovací cookies. Pokud se to v budoucnu změní, budou tyto zásady aktualizovány a pro sledovací cookies bude vyžádán souhlas.
9.3. Nastavení cookies lze spravovat v prohlížeči; omezení technických cookies může znemožnit užívání Služby.
10. Zabezpečení
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména šifrování přenosu (TLS), řízení přístupu, zálohování a provoz v EU. Podrobnosti technických a organizačních opatření jsou popsány v příloze Zpracovatelské smlouvy.
11. Změny těchto zásad
Tyto zásady můžeme aktualizovat. O podstatných změnách budeme informovat na webu Služby, případně e-mailem. Aktuální znění je vždy dostupné na webu Služby.
Tyto zásady nabývají účinnosti dne 3. 8. 2026.