Vytěžování faktur do Money S3: celá dávka jedním importem

Jak to funguje

Jak dostat fakturu z PDF do Money S3: čtyři kroky

Money S3 z PDF samo nečte. Buď doklad přepíšete, nebo ho přes ISDOC Reader načtete po jednom s průvodcem na každý soubor. Třetí cesta je nativní XML: soubor s libovolným počtem dokladů, který Money zpracuje jedním importem a na konci vypíše protokol.

1. 01

   Nahrajte doklad

   PDF, sken nebo fotka z mobilu. Klidně celou dávku najednou.

2. 02

   AI vytěží data

   Dodavatel, částky, DPH po sazbách, variabilní symbol, termíny; obvykle do pár vteřin.

3. 03

   Zkontrolujete

   Originál vedle vytěžených dat, u každého pole míra jistoty.

4. 04

   Import do Money S3

   Stáhnete Money S3 XML a naimportujete přes Data → XML přenosy, celou dávku naráz.

Import v Money S3

Data → XML přenosy → Import z XML

1. 01

   Faktury přijaté → Data → XML přenosy → Import z XML

   Pokladní doklady mají stejnou cestu ze svého seznamu; faktury vystavené jdou touž definicí jako přijaté.

2. 02

   Definice: _FP+FV (faktury přijaté a vydané)

   Zahrnuje i faktury vystavené. Pro pokladní doklady _PD. Definice _FP samotná zrcadlí vydané faktury a přijaté nevezme.

3. 03

   Zaškrtnout „dávkové zpracování"

   Bez něj se Money ptá u každého dokladu. S ním načte celý soubor a ukáže jeden protokol.

4. 04

   Vybrat stažený soubor a spustit

   U varianty ZIP nejdřív rozbalit do složky; PDF musí ležet vedle XML.

5. 05

   Přečíst protokol

   Ok / Varování / Chyba za každý doklad, s hláškou doslova. Co znamenají, je níže.

Money nekontroluje IČO agendy v souboru. Že dávku lijete do správné agendy, si hlídáte sami, stejně jako u každého jiného importu.

Protokol importu

Co znamenají varování a chyby v protokolu

Hlášky doslova tak, jak je Money vypsalo při našich importech, s příčinou a tím, co s ní. Varování v dávkovém režimu doklad uloží; chyba ho vynechá a zbytek dávky projde.

• Varování (oprava): Má se nyní zrušit původní zaúčtování této přijaté faktury v účetním deníku a vytvořit zaúčtování nové?

  Příčina: Doklad se stejným číslem už v agendě je. Money ho přepisuje, ne duplikuje.

  Co s tím: Nic. Když jste dávku poslali podruhé, je to správně; když ne, zkontrolujte číslování dokladů u dodavatele.

• Byly nalezeny doklady, které mohou být duplicitní. Opravdu si přejete doklad uložit?

  Příčina: Jiný doklad se shodným IČO a variabilním symbolem. Typicky opakovaná dávka nebo záloha a vyúčtování se stejným VS.

  Co s tím: V dávkovém režimu se uloží. Projděte je v Money podle VS a případný duplikát smažte.

• Záznam nebyl uložen kvůli chybě v podřízených položkách. Adresa IČO …: Pro více záznamů se shodným klíčem je nastaven režim zpracování „chyba".

  Příčina: V adresáři Money jsou pod jedním IČO dvě adresy (často po dřívějším importu ISDOC). Definice importu při víceznačném partnerovi doklad odmítne.

  Co s tím: V Adresáři sloučit nebo smazat duplicitní adresu a dávku pustit znovu; ostatní doklady v dávce tím neutrpěly.

• Importovaný doklad neobsahuje datum splatnosti. Do dokladu bylo toto datum vypočteno.

  Příčina: Na dokladu splatnost není (účtenka, faktura placená předem). Neposíláme vymyšlenou.

  Co s tím: Nic. Money ji dopočítá z data vystavení podle svého nastavení.

• Datum účetního případu nespadá do období hospodářského roku.

  Příčina: Doklad z loňska v letošní agendě.

  Co s tím: V dávkovém režimu se uloží; nebo vyfiltrujte období ve Vytěžovně a starší doklady vyexportujte do správného roku.

• Adresa dodavatele není vybrána z adresáře. Chcete ji přidat do adresáře?

  Příčina: Nový partner. Money ho z dokladu založí.

  Co s tím: Nic. Při dalším dokladu už ho najde podle IČO.

• Bez hlášky: import pokladních dokladů zůstane na „Probíhá import… 0 %“ a nic se neděje.

  Příčina: Soubor nenese zkratku pokladny a Money čeká na dotaz, který dávkový režim nezobrazí.

  Co s tím: Náš soubor pokladnu nese vždy (výchozí POK). Když máte pokladnu pojmenovanou jinak, zapište její zkratku u klienta.