Pro účetní kanceláře
Doklady všech klientů na jednom místě, každému jeho export
Vytěžovna pro účetní kanceláře je online služba, která z faktur, účtenek a bankovních výpisů vašich klientů vytěží účetní data a připraví je ke importu do Pohody, Money S3 nebo jiného programu, odděleně pro každého klienta. Doklady nahrajete pod klienta, zkontrolujete vedle originálu a stáhnete jeho dávku. Klientů máte neomezeně, platíte za doklady.
20 dokladů měsíčně zdarma bez platební karty, tarif Účetní 1299 Kč za 500 dokladů.
Postup
Jak zpracovat doklady klientů bez přepisování
- 01
Založíte klienty podle IČO
Název, adresu, DIČ i plátcovství DPH doplní ARES a registr plátců. Klientů může být kolik chcete, v každém tarifu.
- 02
Nahrajete doklady klienta
Celou složku PDF, sken archu účtenek (rozdělí se sám), fotky z mobilu nebo bankovní výpis. Pod klienta, kterého vyberete.
- 03
Zkontrolujete, co je označené
Vedle dat je náhled originálu. Upozornění dostanete na nesedící DPH, duplicitu nebo doklad, který patří jinému klientovi.
- 04
Exportujete klientovi jeho dávku
Pohoda XML (volitelně s PDF originály), Money S3 XML, ISDOC nebo Excel. Výpisy jako GPC. Vyexportované doklady jsou označené.
Co se z dokladu vytěží a jak přesně, popisuje stránka vytěžování faktur. Zakládání klientů krok za krokem je v nápovědě Klienti a účetní jednotky.
Klienti zvlášť
Jak oddělit doklady jednotlivých klientů?
Každý klient je ve Vytěžovně samostatná účetní jednotka. Doklady se nahrávají, kontrolují i exportují vždy za jednoho klienta, takže se data dvou firem v jednom souboru nesejdou. Seznam dokladů si filtrujete podle klienta a vybraný klient vám zůstane, i když odběhnete do detailu dokladu a zpátky.
Podle IČO klienta se pozná i směr dokladu: kde je klient odběratelem, jde o přijatou fakturu, kde dodavatelem, o vydanou. Nastavení pro export (text na dokladu do Pohody, zkratky a předkontace pro Money S3) má každý klient své.
Na co si dát pozor
Co když klient pošle doklad jiné firmy nebo stejný doklad dvakrát?
Doklad jiného klienta
Když na dokladu není IČO klienta, pod kterého ho nahrajete, je označený. Je-li na něm IČO jiného vašeho klienta, nabídne se přesun; když jde o celou dávku jednoho dne, přesunete ji jedním tlačítkem.
Duplicita
Stejný soubor znovu nenahrajete. Stejnou fakturu staženou podruhé poznáme podle textu ještě před vytěžením, takže ji neplatíte dvakrát, a doklad se stejným číslem a částkou je označený před exportem.
Co už odešlo do účetnictví
Vyexportované doklady nesou značku a filtr „Jen neexportované" nechá jen nové. Když export klienta zahrne i dříve odeslané doklady, Vytěžovna se zeptá, jestli je chcete znovu.
Účtenky nalepené na archu
Klient nalepí účtenky na papír a naskenuje je najednou. Arch se rozřeže na jednotlivé doklady a každý se vytěží zvlášť; hotovostní jdou v Pohodě do Pokladny, kartou placené do Ostatních závazků.
Účtenkám se podrobně věnuje stránka vytěžování účtenek.
Účetní programy
Jak dostat doklady klientů do Pohody i s PDF originály?
Pro Pohodu stáhnete jeden soubor Pohoda XML za klienta a naimportujete ho přes Soubor → Datová komunikace → XML import/export. Přijaté faktury jdou do Přijatých faktur, hotovostní účtenky do Pokladny, kartou placené do Ostatních závazků. Ve variantě Pohoda XML + originály dokladů (ZIP) je v balíčku i složka s původními PDF a Pohoda je po importu ukáže u každého dokladu na záložce Dokumenty.
Ostatní programy dostanou svůj formát:
- Pohoda
Pohoda XML, volitelně s PDF; výpisy jako GPC
- Money S3
Money S3 XML celou dávkou, volitelně s PDF
- Helios
ISDOC přes modul pro načtení zpráv
- ABRA Flexi a další
ISDOC, národní formát e-faktury
Bankovní výpisy klientů z PDF nebo skenu převedeme na GPC (ABO). Před exportem ověříme, že počáteční zůstatek plus pohyby dávají konečný; když ne, víte o tom dřív, než výpis naimportujete.
Cena
Kolik stojí vytěžování dokladů pro účetní kancelář?
Platíte měsíčně za počet dokladů dohromady za všechny klienty, ne za klienta. Čím vyšší tarif, tím levnější doklad. Nejsme plátci DPH, ceny jsou konečné a předplatné jde kdykoli zrušit.
| Tarif | Za měsíc | Dokladů | Za doklad | Strop s doklady navíc |
|---|---|---|---|---|
| Podnikatel | 399 Kč | 100 | 3,99 Kč | 300 dokladů |
| Kancelář | 899 Kč | 300 | 3,00 Kč | 450 dokladů |
| Účetní | 1299 Kč | 500 | 2,60 Kč | 1000 dokladů |
Doklad nad limit tarifu stojí 3 Kč až do stropu. Pro kancelář s víc než tisícovkou dokladů měsíčně je firemní Vytěžovna za pevnou cenu. Všechny tarify a funkce: ceník.
Kdo za tím je
Vznikla v účetní kanceláři
Vytěžovna začala jako interní nástroj, který denně vytěžoval doklady klientů jedné účetní kanceláře do Pohody. Zadání i testování dělá tahle kancelář dodnes a další funkce přibývají podle dotazů účetních, kteří Vytěžovnu používají.
Kdo ji provozuje a co děláme s doklady: o nás.
Časté otázky účetních kanceláří
Kolik klientů můžu ve Vytěžovně mít?
Neomezeně, v každém tarifu včetně toho zdarma. Tarif omezuje jen počet dokladů za měsíc, a to dohromady za všechny klienty.
Jak se počítá bankovní výpis?
Jako jeden doklad za každé započaté tři strany. Faktury a účtenky se počítají po kusech bez ohledu na počet stran, účtenka vyříznutá z naskenovaného archu jako jeden doklad.
Co se stane, když za měsíc zpracuju víc dokladů, než má tarif?
U placených tarifů se nic nezastaví: každý doklad nad limit stojí 3 Kč a připočte se k příští faktuře, až do stropu tarifu. Tarif Zdarma se po 20 dokladech zastaví do dalšího měsíce.
Kde jsou data mých klientů uložená?
Na serverech v EU. Ke zpracování osobních údajů vašich klientů je připravená zpracovatelská smlouva, kterou přijímáte s obchodními podmínkami.
Můžu to vyzkoušet na doklady skutečného klienta?
Ano. Tarif Zdarma má 20 dokladů měsíčně bez platební karty a funguje stejně jako placené, včetně exportu do Pohody a Money S3.
Vyzkoušejte to na dokladech jednoho klienta
20 dokladů měsíčně zdarma, bez platební karty. Založte klienta podle IČO, nahrajte jeho doklady a naimportujte export do svého programu.