HELIOS iNuvio
Vytěžování faktur do HELIOS iNuvio
HELIOS iNuvio sám o sobě z PDF faktury data nepřečte. Umí ale načíst hotovou fakturu ve formátu ISDOC, a to přes rozšiřující modul ISDOC elektronická fakturace, volbou Zprávy → Načtení zpráv v přehledu Přijaté faktury. Vytěžování je tedy krok, který se odehraje před Heliosem: z PDF nebo fotky vznikne ISDOC a Helios už jen přebírá strukturovaný doklad. Níže jsou obě cesty, přesné kroky v menu a nejčastější důvody, proč import spadne.
20 dokladů měsíčně zdarma bez platební karty, pak 399 Kč za 100 dokladů.
Dvě cesty
Jak se PDF faktura dostane do Heliosu
| Cesta | Co dělá | Kdo ji provozuje |
|---|---|---|
| Modul ISDOC + externí vytěžení | Doklad vytěžíte mimo Helios, vznikne soubor .isdoc, Helios ho načte svým modulem | Rozšiřující modul Heliosu a libovolný nástroj, který umí validní ISDOC |
| DOCU-X OCR | OCR modul zabudovaný do Heliosu — vytěží fakturu a zapíše ji rovnou do iNuvia | Partnerské řešení nasazované k Heliosu, vyžaduje vlastní server |
Rozdíl je hlavně v tom, kde vznikají data a kolik toho musíte nasadit. Modul ISDOC je součást rozšiřujících modulů iNuvia a pracuje se soubory ve složce. DOCU-X je samostatná OCR infrastruktura, kterou je potřeba nainstalovat a propojit s databází.
Řešíte totéž v Money S3 nebo ABRA Flexi? Postup pro všechny tři systémy je v průvodci importem faktur přes ISDOC. Obecně o tom, co vytěžování je a jakou přesnost od něj čekat: vytěžování faktur.
Cesta 1: modul ISDOC elektronická fakturace
Nastavení importu ISDOC v HELIOS iNuvio: čtyři kroky
Modul (plugin rpISDOC.dll) umí obojí — odesílat vydané faktury a dobropisy a načítat přijaté faktury a dobropisy ve formátu ISDOC, národního standardu elektronické fakturace v ČR. Bez tohohle jednorázového nastavení import ani nejde spustit.
- 01
Založte definici zprávy
V přehledu Přijaté faktury (nebo Vydané faktury) zvolte Zprávy → Generování zpráv → Nový. Musí existovat alespoň jedna definice.
- 02
Nastavte složky
Vyplňte Adresa místa zdroje zpráv, odkud se soubory načítají, a Adresa místa určení zpráv.
- 03
Zadejte ProgID COM pluginu
Hodnotu rpISDOC.ExportImport. Bez ní definice neví, který plugin ji má obsloužit.
- 04
Projděte konfiguraci ISDOC
V Doplňky → ISDOC → Konfigurace ISDOC: identifikace organizace, identifikace položek, cílové řady pro faktury a dobropisy a skladová položka pro položky bez identifikace.
Načtení přijatých faktur
V přehledu Přijaté faktury zvolte Zprávy → Načtení zpráv → Stažení zpráv. Helios vezme soubory ze zdrojové složky a založí z nich přijaté faktury.
Čím se dohledává dodavatel
Podle identifikátoru z konfigurace (IČO, DIČ nebo EAN): přesnou shodou, pouze mezi aktivními organizacemi, pak mezi aktivními označenými jako fakturační adresa. Nedohledanou organizaci Helios založí jen se zatrženým „Zakládat neexistující organizace“.
Kroky vycházejí z veřejné dokumentace HELIOS iNuvio.
Cesta 2
DOCU-X OCR: vytěžení uvnitř Heliosu
DOCU-X faktury přijaté je OCR modul, který vytěží údaje z přijatých faktur včetně položek a vytěžená data exportuje do Helios iNuvio. Doklady se do něj dostávají službou EmailWatcher, která stahuje faktury z určené e-mailové schránky do vstupní složky, nebo doplňkem do Outlooku, kterým fakturu do vstupní složky přesunete ručně. Konfigurace je v levém menu pod DOCU-X Faktury přijaté – Konfigurace.
Modul vytěžuje DIČ a IČ odběratele i dodavatele, název organizace, bankovní spojení, evidenční číslo, variabilní symbol, datum vystavení, přijetí a splatnosti, částky DPH podle jednotlivých sazeb a údaje o položkách faktury.
Nasazení ale není triviální: potřebujete DOCU-X OCR Server s administračním modulem, přístupové údaje od obchodního zástupce, propojení s databází a nastavené vstupní a výstupní složky. Dokumentace uvádí i jedno konkrétní omezení — pokud má faktura příznak „Nutná kontrola“, modul nedohledá předchozí doklad ke kopírování a řetězec automatizace se pro daný typ dokladu přeruší.
Pro velkou firmu s vlastním IT je to rozumná volba. Pro účetní kancelář nebo menší firmu bývá poměr nasazení k počtu dokladů nepříznivý — a tam dává smysl cesta přes ISDOC.
Když to nejde
Proč import ISDOC do Heliosu selže
Chybí definice zprávy
Bez konfigurace zpráv se import ani nespustí. Zdaleka nejčastější důvod, proč načtení „nic nedělá“.
Není otevřené účetní období
Helios vyžaduje globální období pro datum případu faktury. Doklad datovaný mimo založená období se nenačte — typicky na přelomu roku nebo když dodatečně zpracováváte starší faktury.
Chybí cílová řada dokladů
V konfiguraci ISDOC musí být nastavená řada pro přijaté faktury i pro dobropisy. Bez ní nemá import doklad kam založit.
Chybí skladová položka pro položky bez identifikace
Pokud dodavatelské položky nemáte zalistované, Helios potřebuje univerzální textovou fakturační položku (například „ISDOC import“), kterou na fakturu doplní místo nedohledaného zboží.
Dodavatel se nedohledal a zakládání je vypnuté
Nejčastější tichá příčina u nových dodavatelů. Helios založí neznámou organizaci jen tehdy, je-li v konfiguraci zatrženo „Zakládat neexistující organizace“.
Doklad už v systému je
Helios kontroluje, že doklad ještě neexistuje, podle jednoznačného GUID každého ISDOC dokladu. Opakované načtení téhož souboru se odmítne — což je správně, ale při ladění to mate.
Nesedí kontrolní součty příloh
U souborů .isdocx (ZIP obálka kolem ISDOC) se během importu ověřují kontrolní součty jednotlivých příloh. Když soubor někdo po cestě rozbalil a znovu zabalil, import se odmítne celý.
Pozor na jeden rozšířený omyl. Podmínky jako „faktura musí být zrealizovaná“, zákaz sumačních slev nebo nepodporované textové faktury se v dokumentaci týkají exportu vydaných faktur z Heliosu, ne importu přijatých. Na načítání dokladů od dodavatelů se nevztahují.
Po importu
Co Helios při importu nepřevezme
ISDOC nese data faktury — strany, položky, částky, rekapitulaci DPH, splatnost, variabilní symbol, bankovní spojení. Nenese ale vaši předkontaci ani členění DPH. Ty doplní Helios podle vašeho nastavení řad a konfigurace, takže po prvním importu od nového dodavatele je zkontrolujte ručně.
| Kontrola | Proč |
|---|---|
| Částky a DPH po sazbách | musí sedět s PDF originálem na haléř |
| Variabilní symbol a číslo účtu | podle nich se páruje platba |
| Spárování dodavatele | první doklad od dodavatele obvykle zakládá nový záznam |
| Předkontace a členění DPH | ISDOC je nenese, doplňuje je Helios podle vašeho nastavení |
Jestli chcete vidět, co v souboru vlastně je, ještě než ho pustíte do účetnictví, otevřete ho v bezplatném ISDOC prohlížeči — běží přímo v prohlížeči, soubor nikam neodesílá a ověří ho proti oficiálnímu schématu.
Chybějící článek
Jak z PDF vyrobit ISDOC
Tady je jádro problému: naprostá většina faktur chodí jako PDF, sken nebo fotka a ISDOC k nim nikdo neposílá. Modul v Heliosu čeká na strukturovaný soubor, který neexistuje.
Přesně tuhle mezeru zavírá vytěžování. Vytěžovna přečte z PDF, skenu i fotky data faktury a vygeneruje z nich ISDOC 6.0.2 ověřený proti oficiálnímu schématu standardu — jeden soubor na fakturu, hromadně v ZIPu. Ty pak stačí uložit do zdrojové složky nastavené v definici zprávy a v Heliosu spustit Zprávy → Načtení zpráv → Stažení zpráv.
Výměna souborů, ne integrace
Není to napojení „na jedno tlačítko“ jako u DOCU-X. Výhoda je, že nepotřebujete nasazovat žádný server ani kupovat licenci — vyrobíte soubor a Helios ho načte svým vlastním modulem.
Bankovní výpisy jinou cestou
Výpisy jdou do Heliosu přes formát GPC (ABO), nikoli ISDOC. Postup je v článku import bankovního výpisu do Money S3, Flexi a Heliosu.
20 dokladů měsíčně zdarma bez platební karty, placené tarify od 399 Kč za 100 dokladů, doklad nad limit 3 Kč. Pro účetní kancelář, která zpracovává stovky faktur v HELIOSu, je to obvykle levnější vstup než vlastní OCR infrastruktura.
Časté otázky o vytěžování faktur pro Helios
Umí HELIOS iNuvio vytěžovat faktury sám?
Ne. Základní systém načte hotový strukturovaný doklad ve formátu ISDOC, a to přes rozšiřující modul ISDOC elektronická fakturace. Rozpoznání dat z PDF nebo fotky zajišťuje buď OCR modul DOCU-X, nebo externí nástroj, jehož výstupem je ISDOC.
Kde se v Heliosu spouští import přijatých faktur?
V přehledu Přijaté faktury volbou Zprávy → Načtení zpráv → Stažení zpráv. Helios vezme soubory ze složky nastavené jako Adresa místa zdroje zpráv a založí z nich přijaté faktury. Předtím ale musí existovat definice zprávy s ProgID rpISDOC.ExportImport.
Musím kupovat DOCU-X, abych nemusel faktury přepisovat?
Ne. Pokud vám ISDOC vyrobí jiný nástroj, stačí vám modul ISDOC elektronická fakturace, který je součástí rozšiřujících modulů iNuvia. DOCU-X je OCR infrastruktura s vlastním serverem a dává smysl spíš velké firmě s vlastním IT.
Proč se mi po Načtení zpráv nic nenačte?
Nejčastěji chybí definice zprávy nebo je špatně nastavená Adresa místa zdroje zpráv. Zkontrolujte také, že v definici je ProgID rpISDOC.ExportImport a že pro datum faktury existuje otevřené účetní období.
Platí pro import podmínka, že faktura musí být zrealizovaná?
Ne, a je to rozšířený omyl. Podmínky jako zrealizovaná faktura, zákaz sumačních slev nebo nepodporované textové faktury se v dokumentaci Heliosu týkají exportu vydaných faktur, ne importu přijatých. Na načítání dokladů od dodavatelů se nevztahují.
Načte Helios i dobropisy?
Ano, modul pracuje s fakturami i dobropisy v obou směrech. V konfiguraci ISDOC ale musí být nastavená cílová řada zvlášť pro faktury a zvlášť pro dobropisy.
Má HELIOS iNuvio vlastní importní formát jako Pohoda XML?
Má, ale na faktury z cizího softwaru se nehodí. Helios-XML je podle dokumentace Heliosu „interním formátem systému Helios Inuvio, např. pro výměnu dat mezi dvěma databázemi systému“ a slouží k přenosu dokladů mezi dvěma instalacemi Heliosu. Nemá zveřejněné schéma, proti kterému by externí nástroj mohl generovat, a počítá s tím, že obě strany mají shodné číselné řady, organizace i kmenová data. Pohoda XML je opak: Stormware zveřejňuje XSD, takže soubor jde ověřit ještě před importem. Cesta pro doklady zvenčí je u Heliosu ISDOC, a proto ho používáme i my. Formáty EDITEL-XML a EDITEL Inhouse (EDI zpráva INVOIC) existují také, ale slouží k odesílání vydaných faktur přes EDI, ne k načítání přijatých.
Kolik stojí vytěžování faktur pro Helios?
Prvních 20 dokladů měsíčně zdarma bez platební karty, placené tarify od 399 Kč za 100 dokladů, doklad nad limit 3 Kč. Nejsme plátci DPH, ceny jsou konečné. Proti nasazení vlastního OCR serveru odpadá instalace i licence.
Vyrobte první ISDOC pro Helios ještě dnes
20 dokladů měsíčně zdarma, bez platební karty. Nahrajete PDF, stáhnete ISDOC, Helios ho načte.