Import bankovního výpisu do Money S3, Flexi a Heliosu

Bankovní výpis dostanete do Money S3, ABRA Flexi i Heliosu podle stejného schématu: stáhnete si ho z internetového bankovnictví ve formátu GPC (ABO), jednorázově nastavíte bankovní účet a formát, a pak už jen načtete soubor — systém pohyby spáruje s fakturami podle variabilního symbolu a částky. Liší se jen cesta v menu, a u Heliosu i to, jestli máte Red, nebo iNuvio. Návodů na Pohodu je plný internet, u ostatních tří systémů je to roztroušené po vendor fórech a po jednotlivých bankách. Tady je postup pro každý z nich na jednom místě, včetně toho, co dělat, když máte výpis jen v PDF.

Co je GPC (ABO) a proč ho účetní systémy chtějí

GPC je textový formát bankovního výpisu vycházející z tuzemského standardu ABO. Každý řádek je jedna transakce s pevnou délkou polí — číslo účtu, částka, variabilní a konstantní symbol, datum. Právě proto ho účetní programy umí načíst bez ptaní: data jsou na přesně daných pozicích, není co odhadovat.

Export GPC nabízí většina českých bank. Česká spořitelna v George Business například nabízí u datových výpisů formáty ABO, CSV, XML a MT940 (nápověda George) — „ABO“ je zde totéž co GPC.

Podrobněji jsme formát rozebrali v článku o bankovním výpisu do Pohody; pokud potřebujete jen zkontrolovat, co v souboru je, otevřete ho v bezplatném GPC prohlížeči přímo v prohlížeči.

Jak naimportovat bankovní výpis: čtyři kroky

1. Stáhněte výpis z banky ve formátu ABO/GPC — v internetovém bankovnictví u datových výpisů; „ABO“ a „GPC“ jsou v praxi totéž.
2. Jednorázově nastavte bankovní účet — číslo účtu a formát souboru; bez toho většina systémů výpis buď odmítne, nebo ho vůbec nenabídne.
3. Načtěte soubor — cesta se liší podle systému, viz kapitoly níže.
4. Zkontrolujte počáteční a koncový zůstatek — to jediné spolehlivě odhalí chybějící transakci.

Money S3

Money S3 pracuje s výpisy přes homebankingovou službu, kterou si nastavíte jednou a pak už ji jen vybíráte.

Jednorázové nastavení

1. Nejdřív si u své banky zjistěte, jaký formát výpisu nabízí — Money S3 podporuje mimo jiné ABO, Multicash, Gemini a FIO API.
2. Otevřete Money / Možnosti a nastavení / Bankovní účty a pokladny a dvojklikem otevřete příslušný účet.
3. Dole v poli Homebanking klikněte na tlačítko …, vyberte banku a formát služby a potvrďte OK.
4. Službu pak vyberte ze seznamu; přes tlačítko Vlastnosti si můžete doladit nastavení.

Doporučujeme rovnou zapnout volbu Kontrolovat duplicitu ID položek — zabrání tomu, abyste omylem naimportovali stejný výpis dvakrát.

Vlastní import

V podvojném účetnictví jděte na Účetnictví / Výpis z účtu / Import výpisu, v modulu se sklady na Finance / Výpis z účtu / Import výpisu. Vyberte soubor a potvrďte. Money si naposledy použitou službu zapamatuje, takže příště je to o krok méně.

Detailní postup včetně opačného směru (export platebního příkazu) popisuje návod Money.

ABRA Flexi

Flexi má z těch tří nejkratší cestu k načtení — ABO/GPC čte nativně, bez zvláštního modulu. Jednou si ale musíte založit účet: v Peníze → Seznam bankovních účtů vyplňte své číslo účtu, formát souboru, složky pro soubory a přípony (nastavení pro Komerční banku).

Pak už samotný import:

1. Otevřete sekci Banka.
2. Dole klikněte na tlačítko Bankovní výpisy.
3. Zvolte Načíst bankovní výpis ze souboru a vyberte svůj .gpc.
4. Rovnou při importu si můžete zapnout automatické párování a určit, jestli se mají rozdíly zaúčtovat, nebo ignorovat.

Párování Flexi zvládá čtyřmi způsoby — ručně v detailu pohybu, automaticky dle variabilního symbolu a částky (nejčastější volba), hromadně, nebo přes API (nápověda ABRA Flexi).

Pozor u Komerční banky: Flexi pro ni podporuje ABO s příponou .gpc i SEPA XML camt.053. Rozdíl není v kvalitě, ale v měně — ABO pokrývá tuzemské platby, na cizoměnné potřebujete camt.053. Podle toho vybírejte i formát exportu v bankovnictví.

HELIOS: nejdřív zjistěte, kterého máte

U Heliosu je první otázka, kterou si musíte zodpovědět, který Helios vlastně používáte — cesta je v každém úplně jiná a tohle je zdaleka nejčastější zdroj zmatku. Menší firmy a účetní kanceláře často jedou na HELIOS Red, kde výpisy procházejí modulem Bankovní operace. Novější HELIOS iNuvio je načítá přes modul Banka a plugin konkrétní banky.

HELIOS iNuvio

V iNuviu se výpisy načítají jako zprávy, stejnou logikou, jakou modul používá i pro ISDOC faktury.

1. Jednorázově nastavte Bankovní spojení a Peněžní ústavy pro svůj účet a k tomu Definici zprávy včetně zdrojové složky, ze které se soubory nabízejí.
2. V Banka → Bankovní výpisy zvolte Zprávy → Načtení zpráv.
3. Ze seznamu vyberte plugin své banky a potvrďte tlačítkem Stažení — Helios vás přesměruje do nastavené složky.
4. Vyberte soubor s výpisem a otevřete ho; nabízí-li plugin víc formátů, zvolte ten svůj a potvrďte OK.
5. Po načtení spusťte Automatické přiřazení úhrad a Přípravu účtování výpisů.

Formát řeší plugin dané banky, ne Helios sám. Dokumentace u obecného pluginu jmenuje XML camt.053 dle ISO 20022 (elektronická komunikace v Bance) — jestli váš plugin bere tuzemské ABO/GPC, ověřte si u své banky nebo u svého partnera Helios. Vedle toho existuje ještě volba Import bankovních výpisů, která načítá výpisy pomocí skriptu.

HELIOS Red

V Redu výpisy nejdřív projdou modulem Bankovní operace a teprve pak se zaúčtují.

1. V modulu Bankovní operace vyplňte v Číselníky / Čísla účtu plátce data bankovního účtu a formáty souborů stahovaných výpisů, včetně cesty, kam si stažené výpisy ukládáte.
2. V Účetnictví otevřete Konfigurace modulu, záložku Datová napojení, a nastavte cestu k datům Bankovních operací.
3. V Účtovém rozvrhu vyplňte na každé analytice účtu banky parametr Kód v BO — ten analytiku propojí s kódem účtu plátce v Bankovních operacích.

Bez těchto kroků se nezpracované výpisy jednoduše nenabídnou.

Z účetních dokladů pak zvolte Bankovní výpisy z BO (nebo zkratku CTRL+B) — zobrazí se nezpracované výpisy. Pak máte tři možnosti:

• AUTO položky — založí doklad zaúčtování a doplní do něj položky, u kterých program určil zaúčtování.
• AUTO výpisy — zpracuje najednou všechny výpisy, jejichž položky jdou zaúčtovat automaticky.
• Vybraný výpis — zpracuje konkrétní výpis (F5 nebo ENTER).

Předkontace se určuje takto (dokumentace HELIOS Red):

• Položka má variabilní symbol a sedí faktura (shodný VS i částka) → použije se účet zaúčtování faktury, případně účet z jejího druhu/předkontace. Chybí-li na faktuře druh nebo je na něm neplatný účet, nastoupí Obecná předkontace z konfigurace Účetnictví.
• Položka má variabilní symbol, ale faktura se nenašla → kontrolují se Masky zaúčtování výpisů; když neodpovídá žádná, použije se Obecná předkontace.
• Položka variabilní symbol nemá → kontrolují se jen masky. Neodpovídá-li žádná, musíte položku zaúčtovat ručně — Obecná předkontace se v této větvi nepoužije.

Masky se vyplatí nastavit právě na opakující se položky bez variabilního symbolu (poplatky, nájem, paušály); jinak vám každý měsíc zůstanou na ruční zaúčtování.

Když máte výpis jen v PDF

Žádný z těchto systémů PDF nepřečte — potřebuje strukturovaná data. Reálně to potkáte u menších bank, spořitelních družstev, zahraničních účtů nebo u starších výpisů ze šanonu.

Řešení je převést PDF na GPC: výpis vytěžíte ve Vytěžovně a výsledkem je standardní GPC soubor, který Money S3, Flexi i Helios načtou stejně jako ten z banky. Součet pohybů se kontroluje proti počátečnímu a koncovému zůstatku z výpisu, takže chybějící nebo přebývající transakce se pozná hned — což je u vytěženého výpisu ta jediná kontrola, na které opravdu záleží.

Co zkontrolovat po importu (ve všech systémech)

• Počáteční a koncový zůstatek proti papírovému nebo PDF výpisu. Sedí-li obojí, transakce nechybí.
• Počet pohybů — rychlejší kontrola než procházet částky.
• Nespárované položky. Platby bez variabilního symbolu nebo s částečnou úhradou zůstanou viset; projděte je ručně, ať nezůstanou v mezisaldu.
• Měna. GPC nese měnu, ale u devizových účtů si ověřte kurz, kterým se pohyb přepočetl.
• Duplicita. Pokud jste importovali dvakrát, poznáte to podle zdvojených pohybů se stejným datem a částkou.

Časté zádrhely

Systém soubor odmítne nebo načte prázdný výpis. Nejčastěji jde o nesoulad formátu — banka vyexportovala jinou variantu, než jakou má systém nastavenou. Zkontrolujte nastavení formátu u účtu a případně stáhněte výpis znovu jako ABO/GPC.

Pohyby se nespárovaly, přestože variabilní symboly sedí. Podívejte se na formát čísla účtu ve výpisu. Banky ho v GPC ukládají dvěma způsoby a některé systémy jsou na to citlivé — u Pohody je to notoricky známý problém „Pohyb k jinému účtu“, ale příbuzné potíže s párováním účtu se objevují i jinde.

Výpis chybí za část období. Většina bank exportuje po jednotlivých výpisech, ne za libovolné datumové rozmezí. Stáhněte je po jednom a naimportujte postupně.

Helios nic nenabízí. V Redu skoro vždy chybí konfigurace z předchozí kapitoly — formát souboru u čísla účtu plátce, cesta k datům Bankovních operací, nebo Kód v BO na analytice účtu. V iNuviu bývá na vině nevyplněná definice zprávy, hlavně zdrojová složka, ze které se soubory nabízejí.

Shrnutí

• Stáhněte výpis z banky jako ABO/GPC; když ho banka nenabízí, vyexportujte PDF a převeďte ho na GPC.
• Money S3: jednorázově nastavte homebanking u účtu, pak Účetnictví / Výpis z účtu / Import výpisu.
• ABRA Flexi: Banka → Bankovní výpisy → Načíst bankovní výpis ze souboru, párování dle variabilního symbolu a částky.
• HELIOS iNuvio: nastavte Bankovní spojení a definici zprávy, pak Banka → Bankovní výpisy → Zprávy → Načtení zpráv a plugin své banky.
• HELIOS Red: nastavte formát u čísla účtu plátce, datové napojení a Kód v BO, pak Bankovní výpisy z BO (CTRL+B).
• Po importu vždy odsouhlaste počáteční a koncový zůstatek — to jediné spolehlivě odhalí chybějící transakci.