Jak dlouho uchovávat účetní doklady: lhůty a skartace 2026

Běžné účetní doklady musíte uchovávat 5 let, účetní závěrku a výroční zprávu 10 let, daňové doklady u plátce DPH 10 let a mzdové listy 45 let. Lhůty se počítají od konce účetního či zdaňovacího období, ne od data vystavení dokladu — a archiv smí být elektronický. Podrobnosti, výjimky a praktický postup, jak archiv zvládnout bez krabic v regálu:

Přehled archivačních lhůt v tabulce

Co uchováváte	Jak dlouho	Podle čeho
Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh	5 let	zákon o účetnictví
Účetní závěrka a výroční zpráva	10 let	zákon o účetnictví
Daňové doklady (faktury, účtenky) u plátce DPH	10 let	zákon o DPH
Mzdové listy a údaje potřebné pro důchodové pojištění	45 let (10 let u poživatelů starobního důchodu; do roku 2023 platilo 30 let)	předpisy o sociálním zabezpečení

Jeden papír přitom často spadá do více kategorií najednou: přijatá faktura je účetní doklad (5 let) i daňový doklad (10 let u plátce DPH). Platí vždy nejdelší lhůta, která se na doklad vztahuje — u plátce DPH si proto u faktur a účtenek pamatujte hlavně těch 10 let.

Zdroje k tabulce, kdybyste si chtěli lhůtu ověřit v úplném znění: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o DPH a § 35a zákona č. 582/1991 Sb., který u mzdových listů prodloužil lhůtu na 45 let.

Poznámka: uvedené lhůty odpovídají předpisům platným v době psaní článku. Připravované změny účetní legislativy mohou pravidla v budoucnu upravit — před větší skartací si aktuální stav ověřte.

Odkdy se lhůta počítá

Častá chyba: počítat lhůtu od data vystavení dokladu. Správně:

• Účetní doklady: od konce účetního období, kterého se doklad týká. Faktura z března 2026 při kalendářním účetním období → 5 let běží od 31. 12. 2026.
• Daňové doklady (DPH): 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Plnění z března 2026 → doklad schováváte zhruba do jara 2036.

V praxi to znamená, že doklad z ledna a doklad z prosince téhož roku můžete u účetních lhůt skartovat ve stejný okamžik — proto se skartace obvykle dělá jednou ročně po celých ročnících, ne po jednotlivých dokladech.

Papír, nebo elektronicky? Co zákon skutečně vyžaduje

Zákon nevyžaduje papír. Elektronická archivace je plnohodnotná — u daňových dokladů zákon o DPH výslovně připouští i převod z listinné podoby do elektronické. Po celou dobu uchovávání ale musíte zajistit tři věci:

1. Věrohodnost původu — jde prokázat, kdo doklad vystavil (auditní stopa: objednávka, smlouva, úhrada z banky, e-mail s fakturou).
2. Neporušenost obsahu — obsah se od vystavení nezměnil.
3. Čitelnost — doklad je čitelný po celou dobu archivace.

Právě čitelnost je slabina papíru: termopapírové účtenky blednou a za pár let z nich nemusí zbýt nic — u dokladu, který má u plátce DPH vydržet 10 let, je to reálné riziko. Čitelný sken pořízený hned po nákupu tento problém řeší; jak na účtenky prakticky, popisujeme v návodu na účtenky do účetnictví bez přepisování.

Jak si elektronický archiv zorganizovat

1. Digitalizujte průběžně, ne jednou za rok. Faktury z e-mailu ukládejte rovnou, papírové doklady foťte či skenujte hned. Pokud doklady zpracováváte přes vytěžování AI, digitální kopie originálu zůstává uložená u vytěženého dokladu — archiv vzniká jako vedlejší produkt účtování, žádná práce navíc.
2. Ukládejte strukturovaně. Minimálně po letech a typech dokladů; ideálně s vytěženými údaji (dodavatel, částka, datum), aby se v archivu dalo hledat — za pět let nikdo nedohledá „tu jednu fakturu za servis“ v šanonu tisíce PDF.
3. Zálohujte na dvě místa. Jediná kopie na jednom disku není archiv. Cloud + lokální záloha, nebo dva nezávislé disky.
4. Veďte si jednoduchý skartační plán. U každého ročníku poznámka, kdy nejdřív smí do skartace.

Kdy a jak doklady skartovat

Po uplynutí lhůty doklady skartovat můžete, ale nemusíte spěchat. Před skartací zkontrolujte:

• Neběží kontrola nebo spor? Probíhající daňová kontrola, soudní řízení či reklamace znamená doklady držet dál bez ohledu na lhůtu.
• Dotace a projekty: podmínky dotačních programů často předepisují delší archivaci než zákon — řídí se smlouvou o dotaci.
• Obchodní společnosti: u některých dokumentů (např. výroční zprávy) může být před skartací nutné skartační řízení podle předpisů o archivnictví — u s.r.o. a a.s. se vyplatí postup ověřit.

Papírové doklady s osobními či obchodními údaji patří do skartovačky, ne do koše. U elektronického archivu znamená skartace smazání včetně záloh.

Časté chyby při archivaci dokladů

• Lhůta počítaná od data vystavení místo od konce období — doklad pak zmizí o měsíce dřív, než smí.
• 5 let aplikovaných na všechno — plátce DPH má u daňových dokladů 10 let.
• Vybledlá účtenka v šanonu — formálně uchovaná, fakticky nečitelná, tedy k ničemu.
• Skartace papíru bez ověření digitální kopie — před skartací originálu zkontrolujte, že sken je čitelný, úplný a zálohovaný.
• Archiv jen v e-mailové schránce — schránka není archiv: maže se, ruší se, špatně se v ní hledá.