Účtenky do účetnictví bez přepisování: návod 2026
Papírovou účtenku dostanete do účetnictví ve třech krocích: vyfotíte ji mobilem, AI z fotky vytěží částky, DPH a dodavatele, a po rychlé kontrole ji exportujete do Pohody jako hotový doklad. Žádné přepisování, žádné luštění vybledlých termopapírů na konci měsíce. Jak na to a na co si dát pozor:
Proč jsou účtenky největší otrava v účetnictví
Faktury chodí e-mailem a mají čitelné PDF. Účtenky ne:
- sbírají se v peněžence a šuplíku celý měsíc,
- termopapír bledne — za půl roku nemusí být co číst,
- jsou malé, mačkají se a špatně skenují,
- a přepisování dvaceti položek za 89 Kč zabere stejně času jako jedna velká faktura.
Přitom jde o plnohodnotné daňové doklady: u nákupů do 10 000 Kč stačí tzv. zjednodušený daňový doklad — běžná účtenka s DIČ dodavatele, na které nemusí být vaše identifikace. Nárok na odpočet DPH z ní máte úplně stejně, pokud ji uchováte.
Krok 1 — vyfoťte (nebo naskenujte)
Stačí fotka z mobilu. Aby AI vytěžila maximum:
- foťte kolmo shora, celou účtenku v záběru,
- na rovném podkladu, bez stínu přes text,
- vybledlé účtenky foťte co nejdřív po nákupu.
Máte-li skener, funguje i sken — a klidně víc účtenek na jedné stránce: Vytěžovna sken automaticky rozdělí na jednotlivé doklady.
Krok 2 — AI vytěží data
Z fotky se přečte:
| Pole | K čemu je |
|---|---|
| Dodavatel + IČO/DIČ | identifikace pro doklad i kontrolu plátce |
| Datum | zdanitelné plnění |
| Základ, DPH, celkem | po jednotlivých sazbách |
| Kategorie výdaje | palivo, materiál, občerstvení… předvyplní se |
Každé pole má míru jistoty — co si AI není jistá (rozmazané číslo, useknutý okraj), to zvýrazní ke kontrole. U čitelných účtenek je oprav minimum; u vybledlých AI aspoň předvyplní, co jde, a zbytek doplníte z paměti dřív, než účtenka zmizí úplně.
Krok 3 — zkontrolujte a exportujte do Pohody
Vytěžená účtenka se zobrazí vedle originálu — zkontrolujete částky a DPH, případně upravíte kategorii, a exportujete Pohoda XML. Import do Pohody pak proběhne stejně jako u faktur přes Datovou komunikaci.
Bonus pro pořádek: digitální kopie účtenky zůstává uložená u dokladu. Až termopapír vybledne, máte čitelný originál v archivu — daňové doklady je potřeba uchovávat roky (u dokladů plátce DPH 10 let).
Ruční přepis vs. vytěžení: měsíc s 30 účtenkami
| Ručně | S vytěžením | |
|---|---|---|
| Práce s jednou účtenkou | najít, přečíst, přepsat ~8 polí | vyfotit + zkontrolovat |
| 30 účtenek měsíčně | odpoledne soustředěné práce | dávka za pár minut + kontrola |
| Vybledlá účtenka po půl roce | data nenávratně pryč | čitelná kopie v archivu |
| Překlepy v částkách | stává se | prakticky odpadají |
Časté otázky o účtenkách v účetnictví
Stačí fotka účtenky, nebo musím schovat papír?
Digitální kopie musí zůstat čitelná a úplná po celou dobu archivace. Fotka/sken uložený u dokladu tohle splňuje výrazně spolehlivěji než blednoucí termopapír — konkrétní požadavky na průkaznost konzultujte se svou účetní.
Můžu si z účtenky odečíst DPH?
Ano — u plnění do 10 000 Kč funguje účtenka jako zjednodušený daňový doklad, pokud obsahuje náležitosti (mj. DIČ dodavatele, datum, sazbu a částku). AI vytěžení tato pole přečte a máte je v dokladu strukturovaně.
Co když je na jednom skenu víc účtenek?
Ve Vytěžovně se sken rozdělí automaticky — každá účtenka se vytěží jako samostatný doklad a v přehledu zůstanou seskupené pod původním souborem.
Funguje to i na zahraniční účtenky?
Ano, vytěží se i účtenky v cizí měně a jazyce. U cizí měny si pak pohlídejte kurz při zaúčtování — to je krok na straně účetnictví.
Kolik to stojí?
Prvních 20 dokladů měsíčně zdarma, bez karty. Placené tarify od 399 Kč/měs — ceník.
Shrnutí
- Účtenka = daňový doklad; do 10 000 Kč stačí zjednodušený daňový doklad s DIČ dodavatele.
- Postup: vyfotit → AI vytěží → zkontrolovat → export do Pohody (XML).
- Foťte kolmo, celou účtenku, co nejdřív — termopapír bledne.
- Sken s více účtenkami se rozdělí automaticky, digitální kopie zůstává v archivu.
Další články
Import bankovního výpisu do Money S3, Flexi a Heliosu
Naimportujte bankovní výpis v GPC (ABO) do Money S3, ABRA Flexi nebo Heliosu — přesné kroky, jednorázové nastavení a co dělat, když máte jen PDF.
Digitalizace účetnictví: praktický průvodce 2026
Jak zdigitalizovat účetnictví krok za krokem — od skenování dokladů přes vytěžování dat až po automatický import do Pohody. Co říká zákon a kde začít.
Import faktur do Heliosu, Money S3 a ABRA Flexi
Jak naimportovat fakturu do HELIOS iNuvio, Money S3 a ABRA Flexi přes ISDOC — kde je import v menu, co zkontrolovat a časté chyby. Bez přepisování.