XML import přijatých faktur do Pohody krok za krokem

Ruční přepisování faktur do Pohody je nejpomalejší a nejchybovější část účetní rutiny. Přitom Pohoda umí faktury přijmout hromadně přes XML — stačí mít data ve správné struktuře. Tento návod ukazuje, jak na to.

Proč XML import místo ručního zadávání

• Rychlost: dávka faktur se naimportuje během vteřin místo minut na kus.
• Přesnost: žádné překlepy v částkách, IČO nebo variabilních symbolech.
• Párování: správně vyplněný variabilní symbol umožní automatické spárování s bankovním pohybem.

Krok 1 — připravte data faktur

Pohoda importuje faktury ve svém XML formátu (tzv. Pohoda XML / dataPack). Každá faktura potřebuje minimálně:

• dodavatele (název, IČO, případně DIČ),
• číslo faktury a variabilní symbol,
• datum vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti,
• částku bez DPH, DPH a celkem, včetně sazby DPH,
• předkontaci (nebo ji doplníte v Pohodě podle šablony).

Data můžete vyplnit ručně, nebo je nechat vytěžit z PDF/fotky (viz konec článku).

Krok 2 — spusťte XML import

1. V Pohodě otevřete Soubor → Datová komunikace → XML import/export.
2. Zvolte XML import a vyberte připravený soubor.
3. Pohoda zobrazí náhled toho, co se naimportuje.
4. Potvrďte import.

Pohoda faktury založí jako přijaté (nebo vydané) doklady podle typu v XML.

Krok 3 — zkontrolujte výsledek

Po importu vždy zkontrolujte:

• Předkontaci — pokud v XML nebyla, doplňte ji podle importní šablony (nastavení předkontace je na straně Pohody, ne v souboru).
• Sazby DPH — hlavně u režimu přenesené daňové povinnosti (reverse charge), kde se DPH nedopočítává standardně.
• Variabilní symbol — u pravidelných plateb (nájem, leasing) bývá VS jiný než číslo faktury; právě VS je klíč pro pozdější spárování s bankou.

Časté chyby při importu

• Špatné kódování — Pohoda XML očekává konkrétní kódování; nesprávné znaky v názvech firem způsobí chybu importu.
• Chybějící variabilní symbol — faktura se naimportuje, ale nespáruje se s platbou.
• Nevalidní struktura XML — jedno chybějící povinné pole a Pohoda odmítne celou dávku. Vyplatí se soubor nejdřív ověřit.

Kde vzít XML, když máte jen PDF

Nejpomalejší část celého postupu zůstává příprava dat — do XML se musí dostat dodavatel, částky, DPH i variabilní symbol. Vytěžování faktur je přečte z PDF nebo z fotky a vyexportuje rovnou Pohoda XML připravené k importu podle tohoto návodu. Jak proces vypadá od nahrání po import, ukazuje stránka vytěžování faktur do Pohody.