XML import přijatých faktur do Pohody

Ruční přepisování faktur do Pohody je nejpomalejší a nejchybovější část účetní rutiny. Přitom Pohoda umí faktury přijmout hromadně přes XML — stačí mít data ve správné struktuře. Tento návod ukazuje, jak na to.

Nemáte data faktur v XML? Vytěžovna je přečte z PDF a vyexportuje Pohoda XML, co všechno se přenese, najdete na stránce vytěžování faktur do Pohody.

Proč XML import místo ručního zadávání

• Rychlost: dávka faktur se naimportuje během vteřin místo minut na kus.
• Přesnost: žádné překlepy v částkách, IČO nebo variabilních symbolech.
• Párování: správně vyplněný variabilní symbol umožní automatické spárování s bankovním pohybem.

Krok 1 — připravte data faktur

Pohoda importuje faktury ve svém XML formátu (tzv. Pohoda XML / dataPack). Každá faktura potřebuje minimálně:

• dodavatele (název, IČO, případně DIČ),
• číslo faktury a variabilní symbol,
• datum vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti,
• částku bez DPH, DPH a celkem, včetně sazby DPH,
• předkontaci (nebo ji doplníte v Pohodě podle šablony).

Data můžete vyplnit ručně, nebo je nechat vytěžit z PDF/fotky (viz konec článku).

Krok 2 — spusťte XML import

1. V Pohodě otevřete Soubor → Datová komunikace → XML import/export.
2. Zvolte XML import a vyberte připravený soubor.
3. Pohoda zobrazí náhled toho, co se naimportuje.
4. Potvrďte import.

Pohoda faktury založí jako přijaté (nebo vydané) doklady podle typu v XML.

Krok 3 — zkontrolujte výsledek

Po importu vždy zkontrolujte:

• Předkontaci — pokud v XML nebyla, doplňte ji podle importní šablony (nastavení předkontace je na straně Pohody, ne v souboru).
• Sazby DPH — hlavně u režimu přenesené daňové povinnosti (reverse charge), kde se DPH nedopočítává standardně.
• Variabilní symbol — u pravidelných plateb (nájem, leasing) bývá VS jiný než číslo faktury; právě VS je klíč pro pozdější spárování s bankou.

Jak vypadá Pohoda XML faktury: minimální příklad

Tohle je skutečný výstup Vytěžovny pro jednu přijatou fakturu, zkrácený o nic podstatného. Pohoda ho načte přes Datovou komunikaci tak, jak je:

<?xml version="1.0" encoding="windows-1250"?>
<dat:dataPack id="…" ico="87654321" application="Vytěžovna" version="2.0" note="export"
              xmlns:dat="http://www.stormware.cz/schema/version_2/data.xsd"
              xmlns:inv="http://www.stormware.cz/schema/version_2/invoice.xsd"
              xmlns:typ="http://www.stormware.cz/schema/version_2/type.xsd">
  <dat:dataPackItem id="inv-0" version="2.0">
    <inv:invoice version="2.0">
      <inv:invoiceHeader>
        <inv:invoiceType>receivedInvoice</inv:invoiceType>
        <inv:symVar>2026001234</inv:symVar>
        <inv:originalDocument>2026001234</inv:originalDocument>
        <inv:date>2026-08-12</inv:date>
        <inv:dateTax>2026-08-12</inv:dateTax>
        <inv:dateDue>2026-08-26</inv:dateDue>
        <inv:classificationVAT>
          <typ:classificationVATType>inland</typ:classificationVATType>
        </inv:classificationVAT>
        <inv:text>Kancelářský papír A4, 10 balení</inv:text>
        <inv:partnerIdentity>
          <typ:address>
            <typ:company>Dodavatel s.r.o.</typ:company>
            <typ:city>Praha 1</typ:city>
            <typ:ico>12345678</typ:ico>
            <typ:dic>CZ12345678</typ:dic>
          </typ:address>
        </inv:partnerIdentity>
        <inv:paymentType><typ:paymentType>draft</typ:paymentType></inv:paymentType>
        <inv:paymentAccount>
          <typ:accountNo>123456789</typ:accountNo>
          <typ:bankCode>0100</typ:bankCode>
        </inv:paymentAccount>
      </inv:invoiceHeader>
      <inv:invoiceSummary>
        <inv:homeCurrency>
          <typ:priceHigh>1000.00</typ:priceHigh>
          <typ:priceHighVAT>210.00</typ:priceHighVAT>
        </inv:homeCurrency>
      </inv:invoiceSummary>
    </inv:invoice>
  </dat:dataPackItem>
</dat:dataPack>

Co který element znamená a kde se to v Pohodě projeví:

Částky jsou vždy čísla s tečkou a dvěma desetinnými místy, data ve tvaru RRRR-MM-DD a soubor musí být v kódování windows-1250, jak říká hlavička. Jestli váš soubor projde, ověříte bez importu v Pohoda XML prohlížeči a validátoru, který ho zkontroluje proti oficiálnímu XSD schématu Stormware. Kompletní popis elementů je v XML dokumentaci Stormware. Jak z PDF faktury takový soubor vznikne, ukazuje stránka vytěžování faktur do Pohody.

Časté chyby při importu

• Špatné kódování — Pohoda XML očekává konkrétní kódování; nesprávné znaky v názvech firem způsobí chybu importu.
• Chybějící variabilní symbol — faktura se naimportuje, ale nespáruje se s platbou.
• Nevalidní struktura XML — jedno chybějící povinné pole a Pohoda odmítne celou dávku. Vyplatí se soubor nejdřív ověřit.

Kde vzít XML, když máte jen PDF

Nejpomalejší část celého postupu zůstává příprava dat — do XML se musí dostat dodavatel, částky, DPH i variabilní symbol. Vytěžování faktur je přečte z PDF nebo z fotky a vyexportuje rovnou Pohoda XML připravené k importu podle tohoto návodu. Jak proces vypadá od nahrání po import, ukazuje stránka vytěžování faktur do Pohody.