Archivace a mazání dokladů
Platí k
Archiv slouží k úklidu seznamu po exportu. Archivovaný doklad zmizí ze záložky Aktivní v seznamu Doklady, zůstane v záložce Archiv a kdykoli ho obnovíte. Do exportu se archivované doklady nezahrnují. Trvale odstranit jde doklad jen z archivu, takže se nic nesmaže jedním kliknutím omylem.
Archivovat doklady
- Jeden doklad: otevřete ho a v záhlaví klikněte na Archivovat.
- Vybrané doklady: v seznamu je zaškrtněte a na liště dole klikněte na Archivovat.
- Celé období: nastavte filtr, třeba měsíc a klienta, a klikněte na Archivovat vše vedle filtrů. V závorce je počet dokladů, které se archivují. Když se do seznamu nevešly všechny doklady, tlačítko se jmenuje Archivovat zobrazené a archivuje jen ty, které vidíte.
Pokud ve výběru je doklad, který ještě nebyl exportovaný, aplikace se zeptá dřív, než ho schová. Když jsou ve výběru i exportované doklady, můžete zvolit Archivovat jen exportované a ostatní nechat v seznamu. Hodí se to, když mezi exportem a archivací přibyl nový doklad.
Bankovní výpisy archivujete v seznamu Výpisy stejným tlačítkem. Archivované výpisy pak najdete v Doklady → Archiv.
Obnovit z archivu
Přepněte se na záložku Archiv, zaškrtněte doklady a na liště klikněte na Obnovit. Jeden doklad obnovíte i tlačítkem Obnovit v jeho detailu. Doklad se vrátí do záložky Aktivní se všemi údaji a opravami.
Trvale odstranit
V záložce Archiv klikněte u dokladu na ikonu koše, nebo doklady zaškrtněte a na liště zvolte Odstranit. Aplikace se zeptá „Trvale odstranit…? Tohle nejde vrátit." a po potvrzení doklad zmizí z aplikace.
Kopie odstraněného dokladu a vytěžených údajů zůstává ještě 30 dní jen pro diagnostiku chyb vytěžení, potom se nevratně smaže. Podrobnosti jsou na stránce Ochrana osobních údajů v části Doba uchování.
Archivace a měsíční limit
Doklad se do limitu započítá při vytěžení. Archivace ani trvalé odstranění ho do limitu nevrátí.
Když nahrajete doklad, který už v archivu je, aplikace u PDF s textovou vrstvou ukáže okno Tenhle doklad už tu podle všeho je. Tlačítko Nahrát znovu doklad vytěží ještě jednou a spotřebuje další doklad z limitu. Když nahrání zrušíte, u souboru se objeví odkaz obnovit z archivu, který vrátí původní doklad bez dalšího vytěžení.
Archivovat nebo smazat klienta
V detailu klienta je tlačítko Archivovat klienta. Klient zmizí ze seznamů a jeho doklady zůstanou zachované. Archivované klienty najdete na stránce Klienti v záložce Archiv. V detailu klienta ho vrátíte tlačítkem Obnovit klienta.
Smazat klienta jde jen tehdy, když nemá žádné doklady, ani archivované. Jinak je tlačítko neaktivní a aplikace napíše, kolik dokladů klient má. Doklady přesuňte k jinému klientovi tlačítkem Přesunout ke klientovi na liště pro vybrané doklady, nebo klienta nechte archivovaného. Víc o klientech v článku Klienti a účetní jednotky.
Časté otázky
Stačí Vytěžovna jako archiv účetních dokladů?
Ne. Vytěžovna není určená jako primární archiv účetních dokladů ve smyslu zákona o účetnictví. Originály dokladů i exporty uchovávejte ve vlastní evidenci. Jak dlouho, shrnuje článek Jak dlouho uchovávat účetní doklady.
Jak znovu vyexportovat archivovaný doklad?
Obnovte ho z archivu a vyexportujte ho jako vybraný doklad. Export celého klienta archivované doklady vynechá. Postup exportu: Pohoda, Money S3, ISDOC.
Co se stane s doklady při zrušení účtu?
Po zrušení účtu zůstanou data 30 dní pro případ obnovy, potom se nevratně smažou. Pokud je chcete mít u sebe, stáhněte si je předem exportem.