Duplicitní doklady a opakovaný export

Týž doklad se do účetnictví dostane dvakrát dvěma cestami: nahraje se dvakrát, nebo se dvakrát vyexportuje. Vytěžovna se ptá na obou místech: při nahrání, dokud se doklad nezapočítal do limitu, a před exportem, dokud soubor nevznikl.

Při nahrání

• Stejný soubor u téhož klienta se nenahraje. U souboru se objeví „Stejný soubor už je nahraný." s odkazem otevřít původní.
• Stejný doklad v jiném souboru, třeba faktura stažená z portálu dodavatele podruhé. U PDF s textovou vrstvou aplikace porovná text s doklady klienta a zeptá se oknem Tenhle doklad už tu podle všeho je. Tlačítko Nahrát znovu doklad vytěží a započítá do limitu.
• Stejný soubor u jiného klienta: okno Soubor už je nahraný u jiného klienta s tlačítkem Nahrát i sem. Nejčastěji jde o klienta vybraného omylem, viz Doklad u nesprávného klienta.

Když nahrání zrušíte, doklad nevznikne a z limitu se nic neodečte. Po dokončení dávky je počet v souhrnu, například „Nahráno: 22 · Duplikáty: 3".

Po vytěžení

Sken ani fotka textovou vrstvu nemají, takže je před vytěžením porovnat nejde. Totéž platí pro fakturu, která přišla jednou e-mailem jako PDF a podruhé na papíře. Tady aplikace hlídá číslo dokladu a částku: když je u jednoho klienta má víc dokladů, dostanou upozornění „Faktura… je nahraná víckrát". Stejné upozornění dostanou i dva doklady od stejného dodavatele se stejným datem a částkou, jejichž čísla se liší jen o znak, protože se jedno z nich nejspíš přečetlo špatně.

• V seznamu Doklady má takový doklad výstražnou ikonu. Po najetí myší ukáže Duplicita? a celou větu včetně názvu druhého souboru.
• V detailu dokladu je stejná věta v rámečku Zkontrolujte vytěžená data.

Kopii, kterou účtovat nechcete, archivujte. Archivované doklady se do exportu nezahrnují. Jak archiv funguje, je v článku Archivace a mazání dokladů.

Před exportem

Když ve výběru pro export duplicita zůstane, aplikace ji ukáže v okně Zkontrolujte data před exportem. U duplicity je přímo v okně tlačítko Archivovat, takže kopii vyřadíte bez hledání v seznamu. Pak pokračujete tlačítkem Exportovat.

Okno „Doklad už byl exportován"

Objeví se, když je mezi doklady k exportu některý, který už jednou vyexportovaný je. Uvádí, kolika dokladů se to týká a kdy poprvé odešly, a připomíná: „Pokud soubor naimportujete do účetního programu znovu, doklady se v něm zapíšou podruhé."

• Jen neexportované vytvoří soubor jen s novými doklady. Tlačítko je v okně, když mezi doklady nějaké nové jsou.
• Exportovat i tak vytvoří soubor se všemi. Hodí se, když se původní soubor ztratil nebo se import nepovedl.
• Zrušit export nespustí.

Okno se ptá u exportu vybraných dokladů i u tlačítka Exportovat za celého klienta, a to u Pohoda XML, Money S3 XML i ISDOC.

Které doklady už odešly, poznáte i v seznamu: mají ikonu stažení, která po najetí myší ukáže „Vyexportováno…" s datem. Filtr Jen neexportované je ze seznamu schová. Postup exportu: Pohoda, Money S3, ISDOC.